Wenn Sie mit der Freien und Hansestadt Hamburg zusammenarbeiten und eine Rechnung stellen möchten, geht das seit dem 1. Januar 2022 nur noch digital – und zwar im Format XRechnung. Das betrifft Sie üblicherweise, wenn Ihre Rechnung mindestens 1.000 Euro netto für eine Lieferung oder Dienstleistung oder 3.000 Euro netto für eine Bauleistung beträgt.
Die verbindliche Einführung des Standard XRechnung zum 1. Januar 2022 führt zu einer weiteren Verbesserung der Rechnungsbearbeitung. Das Format XRechnung kann durch Maschinen besonders gut gelesen werden. Hierdurch entfallen manuelle Fehler, die z.B. beim Übertragen in der Buchhaltung entstehen und so zu Verzögerungen bei der Auszahlung führen können. Zur genauen Adressierung von XRechnungen wird eine sogenannte Leitweg-ID vergeben. Die Leitweg-ID ist Bestandteil der Rechnung. Eine Liste mit den Hamburger Leitweg-IDs finden Sie am Ende dieses Abschnitts.
Sollten Sie als Hamburger Unternehmen Interesse an einer eigenen Leitweg-ID haben, können Sie sich gerne per E-Mail an das leitwegid@22222.hamburg.de wenden.
Zulässige Versandkanäle sind PEPPOL, das E-Rechnungsportal und der Rechnungsversand per Mail. Bitte beachten Sie jedoch, dass der Datenschutz stets gewahrt werden muss. Abhängig vom Rechnungsinhalt mag der Versand per E-Mail ungeeignet sein. Bitte beachten Sie außerdem, dass je E-Mail nur eine Rechnung als Anlage versendet werden darf. Mehrere Rechnungen in einer E-Mail sowie zusätzliche Dateien sind nicht erlaubt und führen dazu, dass die Rechnung nicht verarbeitet wird.
Das vorrangige Verfahren für den Versand ist per Webservice/PEPPOL. Hier ist ein Zugang zum PEPPOL-Netzwerk erforderlich. Die PEPPOL IP lautet: 0204:02-FHH-06.
Zur Erleichterung für Rechnungssteller wurde der Hamburg Service um das E-Rechnungsportal erweitert. Es bietet allen Rechnungsstellern die Möglichkeit Rechnungen im Standard XRechnung an alle Hamburger Behörden, Hochschulen und angeschlossenen Unternehmen zu erstellen und zu versenden.
Um das E-Rechnungsportal als Rechnungssteller nutzen können, bedarf es einer einmaligen Registrierung beim Hamburg Service und dem E-Rechnungsportal. Hier wird unter anderem von Ihnen eine Mailadresse für den Rechnungsversand hinterlegt. Nach der Registrierung können die XRechnungen auch per Mail an rechnung@xrechnung.hamburg.de gesendet werden.
Wie Sie im Rahmen der Registrierung ein Unternehmer Service Konto einrichten, entnehmen Sie der nachfolgenden Anleitung. Bei Fragen zum Thema E-Rechnungsportal wenden Sie sich bitte an das Funktionspostfach dataporthilfee-rechnung@dataport.de.
Sollten Sie von den rechtlichen Regelungen nicht betroffen sein, können Sie Ihre Rechnungen auch als PDF oder im ZUGFeRD Format per E-Mail an den Zentralen Rechnungseingang der Freien und Hansestadt Hamburg senden.
Sollten Sie Ihre Rechnungen auf diesem Weg versenden wollen, wenden Sie sich bitte an das Funktionspostfach info-erechnung@kasse.hamburg.de.
Bitte beachten sie, dass diese E-Mailadresse lediglich der Registrierung dient, die Adresse für den Rechnungsversand erhalten Sie im Rahmen des weiteren Verfahrens.
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